دورة المشتريات في ERPNext

ما هي دورة المشتريات في ERPNext؟

دورة المشتريات في ERPNext هي سلسلة مترابطة من المستندات تبدأ من طلب المواد وتنتهي بالدفع للمورد. هذه الدورة تضمن تتبع كامل لكل عملية شراء في شركتك.

لماذا هذا مهم؟ لأن 70% من مشاكل المشتريات تحدث بسبب عدم وجود نظام موحد للتتبع.

المراحل الرئيسية للدورة

تتكون دورة المشتريات ERPNext من 8 مراحل أساسية:

• طلب المواد (Material Request) – يبدأه أي موظف
• طلب عرض السعر (RFQ) – يديره قسم المشتريات
• عروض أسعار الموردين – مقارنة الأسعار
• أمر الشراء (Purchase Order) – الطلب الرسمي
• استقبال المشتريات – دور المخازن
• فاتورة المشتريات – التسجيل المحاسبي
• تسجيل الدفع – إغلاق الدورة

المرحلة الأولى: إنشاء طلب المواد

طلب المواد هو المستند الذي ينشئه أي موظف في الشركة عندما يحتاج إلى مواد أو منتجات. هذا الطلب لا يقتصر على قسم المشتريات فقط.

نوعا طلب المواد

يوجد نوعان رئيسيان:

1. مشتريات – طلب شراء من مورد خارجي
2. صرف من المخزن – سحب من المستودعات الموجودة
   
                    لماذا هذا مهم؟ اختيار النوع الخاطئ يؤدي إلى ارتباك في سير العمل وتأخير في التوريد.

خطوات إنشاء طلب المواد

افتح وحدة المشتريات واختر “طلب المواد”. املأ الحقول التالية:

• تاريخ التسليم المطلوب – حدد متى تحتاج المواد (مثلاً: بعد أسبوعين)
• نوع الطلب – اختر “مشتريات” أو “صرف من المخزن”
• الأصناف – ابحث عن المنتجات وأضفها
• الكميات – حدد العدد المطلوب لكل صنف
• المستودع الهدف – اختر المخزن الذي ستستقبل فيه البضاعة

بعد الحفظ، اضغط “اعتماد” لإرسال الطلب إلى قسم المشتريات.

إدارة قوائم طلبات المواد

بعد إنشاء طلب المواد، يحتاج قسم المشتريات إلى عرض جميع الطلبات المعلقة. ERPNext يوفر قائمة قابلة للتخصيص الكامل.

تخصيص عرض القائمة

اضغط على “إعدادات القائمة” لتعديل الأعمدة الظاهرة. يمكنك إضافة أو إزالة حقول حسب احتياجك:

• الحالة
• تاريخ التسليم
• اسم المنشئ
• المستودع الهدف

المرحلة الثانية: طلب عروض الأسعار من الموردين

بعد اعتماد طلب المواد، يدخل موظف المشتريات ويفتح الطلب. من زر “إنشاء”، اختر “طلب عرض سعر”.

لماذا طلب عرض السعر؟

يمكنك إنشاء أمر شراء مباشر، لكن طلب عرض السعر هو المسار الأطول والأكثر موثوقية. يتيح لك مقارنة 3 موردين أو أكثر واختيار أفضل سعر.

خطوات إنشاء طلب عرض السعر

افتح مستند “طلب عرض السعر” واتبع الخطوات التالية:

1. اختر الموردين – أضف 3 موردين على الأقل من القائمة
2. أضف بريدهم الإلكتروني – إذا كان مسجلاً، سيظهر تلقائياً
3. اختر قالب البريد – استخدم نموذج جاهز أو أنشئ واحداً مخصصاً
4. أرفق المواصفات الفنية – ضع ملفات PDF بالمتطلبات
5. أرسل البريد – بعد الاعتماد

المرحلة الثالثة: تسجيل عروض أسعار الموردين

بعد استلام العروض من الموردين (عبر البريد أو بوابة المورد)، يجب تسجيلها في النظام. من مستند “طلب عرض السعر”، اضغط “إنشاء عرض سعر مورد”.

خطوات التسجيل

كرر العملية لكل مورد:

1. اختر المورد – من القائمة المنسدلة
2. أدخل الأسعار – سجل سعر كل صنف كما أرسله المورد
3. أضف رقم عرض السعر – رقم المورد الخاص به للمتابعة
4. اعتمد العرض – اضغط “تصديق”

مقارنة عروض الأسعار واختيار الأفضل

بعد تسجيل جميع العروض، استخدم تقرير “مقارنة عروض أسعار الموردين” للمقارنة السريعة. ستجده في قائمة التقارير.

كيفية استخدام التقرير

افتح التقرير وصفّي على رقم طلب عرض السعر. سيظهر لك جدول مقارنة يضم:

• أسماء الموردين الثلاثة
• أسعار كل صنف
• الإجمالي لكل مورد

  العمود الأهم: “سعر الصنف”. ابحث عن أقل سعر لكل منتج.

بعد اختيار المورد الأفضل، اضغط على عرض سعره مباشرة من التقرير، ثم اضغ “إنشاء” → “أمر شراء”.

المرحلة الخامسة: إنشاء وإرسال أمر الشراء

أمر الشراء هو المستند الرسمي الذي ترسله للمورد لبدء توريد البضاعة. ERPNext ينقل جميع البيانات تلقائياً من عرض السعر.

خطوات إنشاء أمر الشراء

بعد إنشاء أمر الشراء من عرض سعر المورد:

1. حدد تاريخ التسليم المطلوب – متى تحتاج البضاعة؟
2. راجع الأصناف والأسعار – تأكد من صحة البيانات
3. اضغط تصديق – لاعتماد أمر الشراء

إرسال أمر الشراء للمورد

لديك 3 طرق لإرسال أمر الشراء:

• طباعة PDF – اضغط “طباعة” ثم “حفظ كـ PDF”
• بريد إلكتروني – اضغط “بريد جديد” وأرسله مباشرة
• تخصيص التنسيق – غيّر حجم الورقة والرأسية من “الإعدادات”

المرحلة السادسة: استقبال البضاعة في المخزن

بعد وصول البضاعة، يدخل موظف المخزن على أمر الشراء ويضغط “إنشاء” → “استقبال المشتريات”.

خطوات استقبال المشتريات

سجل التفاصيل التالية:

1. رقم إشعار التسليم – الرقم الذي أعطاه المورد
2. الكمية المقبولة – ما دخل المخزن فعلياً
3. الكمية المرفوضة – البضاعة التالفة أو غير المطابقة
4. المستودع المستهدف – اختر المخزن (مثل: المتجر)

بعد الحفظ، اضغط “تصديق”. الحالة ستتغير إلى “في انتظار الفاتورة”.

المرحلة السابعة: تسجيل فاتورة المشتريات

بعد استقبال البضاعة، يدخل موظف المشتريات مرة أخرى لتسجيل الفاتورة. من أمر الشراء، اضغط “إنشاء” → “فاتورة مشتريات”.

أهمية فاتورة المشتريات

تسجيل فاتورة المشتريات ضروري لأمرين:

• تسجيل ضريبة القيمة المضافة (ضريبة المدخلات)
• إغلاق الدورة المحاسبية بشكل صحيح

خطوات التسجيل

املأ الحقول التالية:

• رقم فاتورة المورد – الرقم الموجود على الفاتورة المستلمة
• تاريخ فاتورة المورد – التاريخ المطبوع عليها
• راجع الأسعار والكميات – تأكد من التطابق

اضغط “حفظ” ثم “ترحيل”. الآن الفاتورة جاهزة للدفع.

المرحلة الأخيرة: تسجيل الدفع للمورد

المرحلة الأخيرة في دورة المشتريات ERPNext هي الدفع. من فاتورة المشتريات، اضغط “إنشاء” → “تسجيل دفع”.

الفرق بين طلب الدفع وتسجيل الدفع

• طلب الدفع – ينشئه موظف المشتريات ويرسله لإدارة الحسابات
• تسجيل الدفع – ينشئه موظف الحسابات مباشرة

خطوات تسجيل الدفع

حدد المعلومات التالية:

1. طريقة الدفع – نقدي، بنك، شيك
2. البنك – إذا كان الدفع عبر تحويل بنكي
3. المبلغ – سيظهر تلقائياً من الفاتورة
4. المرجع – رقم الشيك أو التحويل

اضغط “حفظ” ثم “تصديق”. بهذا تنتهي دورة المشتريات بالكامل.

 أسئلة شائعة عن دورة المشتريات في ERPNext