Blanket Order دليلك لإدارة عقود التوريد طويلة الأجل بذكاء
تعتبر إدارة الاتفاقيات التجارية الكبيرة تحدياً لوجستياً ومالياً لأي شركة، خاصة عندما يتعلق الأمر بالمساحات التخزينية وتذبذب الأسعار. أمر التوريد طويل الأجل (Blanket Order) هو الحل الأمثل لهذه المعضلة؛ فهو عبارة عن اتفاقية رسمية بين المورد والعميل لتوريد كمية محددة بسعر محدد خلال فترة زمنية محددة. تضمن هذه الأداة للعميل الحصول على احتياجاته دون الحاجة لتخزين الكميات الضخمة دفعة واحدة، مما يعزز كفاءة سلاسل الإمداد لديك.
ما هو الـ Blanket Order ولماذا تحتاجه؟
في عالم الأعمال، قد ترغب في بيع 100,000 طن لعميل ما، لكنه لا يملك المساحة التخزينية الكافية لاستيعاب هذه الكمية فوراً. هنا يأتي دور اتفاقية Blanket Order لتنظيم العلاقة:
- الجدولة الزمنية: يتم الاتفاق على توريد الكمية الإجمالية (100,000 طن) على مراحل، مثلاً خلال 3 أشهر.
- تثبيت الأسعار: يتم اعتماد سعر موحد (مثلاً 1000 ريال للطن) يسري طوال مدة الاتفاقية، مما يحمي الطرفين من تقلبات السوق.
- الالتزام التعاقدي: تضمن الاتفاقية التزاماً بسعر محدد وكمية محددة خلال الفترة المتفق عليها.
فكرة جوهرية: الـ Blanket Order يحول عملية البيع من صفقة لمرة واحدة إلى تدفق عمل منظم ومستقر.
خطوات تفعيل Blanket Order في نظام ERP
لتطبيق هذه الاستراتيجية تقنياً وضمان سير العمل بسلاسة، اتبع الخطوات التالية لإنشاء الاتفاقية وأوامر البيع المرتبطة بها:
- إعداد الاتفاقية الأساسية: قم بإضافة Blanket Order جديد وحدد نوع العملية “بيع” (Selling)، ثم اختر العميل المستهدف. يجب تحديد الفترة الزمنية بدقة، مثلاً من 1 يناير إلى 31 مارس.
- تحديد الكميات والأسعار: أدخل تفاصيل الصنف والكمية الإجمالية (100,000 وحدة) وحدد سعر الوحدة (مثلاً 120 ريال).
- إضافة الشروط والأحكام: انتقل لقسم (Terms and Conditions) لإضافة أي شروط خاصة بالتسليم أو الاستلام، ثم قم بحفظ وترحيل (Submit) الاتفاقية للحصول على رقم مرجعي.
- إنشاء أوامر التوريد الفرعية: لا تحتاج لإنشاء طلب جديد من الصفر؛ اضغط ببساطة على “Create” ثم اختر Sales Order من داخل الاتفاقية.
- التوريد الجزئي: سيطلب النظام تحديد الكمية الحالية (مثلاً 10,000 من أصل 100,000)، وتاريخ التوصيل (Delivery Date)، والمستودع الذي ستخرج منه البضاعة.
أفضل الممارسات للرقابة والمتابعة
النجاح يكمن في المتابعة الدقيقة للاستهلاك. يوفر النظام آليات تتبع ذكية تضمن عدم تجاوز الحدود المتفق عليها:
- تتبع الكميات المستهلكة: عند تحديث الصفحة (Refresh)، ستظهر لك خانة “الكمية المطلوبة” (Ordered Quantity) توضح ما تم استهلاكه (10,000) مقابل الإجمالي (100,000). يمكنك تكرار إنشاء أوامر بيع (Sales Orders) طوال الفترة حتى نفاد الكمية.
- التعامل مع انتهاء الرصيد: عند استهلاك كامل الكمية، لن يجلب النظام بيانات الأصناف في أي أمر بيع جديد مرتبط بهذه الاتفاقية.
- التجديد: أي أمر بيع إضافي بعد انتهاء الكمية سيتطلب اتفاقاً جديداً بسعر جديد، لأن صلاحية الـ Blanket Order تكون قد انتهت.
الأسئلة الشائعة (FAQ)
س: ماذا يحدث إذا حاولت إنشاء طلب بعد انتهاء الكمية؟ ج: النظام لن يسمح بسحب بيانات الأصناف المرتبطة بالاتفاقية، لأن الكميات المتفق عليها قد استنفدت.
س: هل يمكنني توريد كميات جزئية؟ ج: نعم، الفكرة الأساسية هي تقسيم الكمية الكلية (مثل 100,000) إلى دفعات أصغر (مثل 10,000) حسب الحاجة.
س: هل السعر ثابت لجميع الشحنات؟ ج: نعم، يتم الالتزام بالسعر المحدد في الاتفاقية (مثل 120 ريال) لجميع أوامر البيع الصادرة تحت مظلتها.
ختاماً
يعد Blanket Order (أمر توريد طويل الأجل) أداة حيوية لضبط التدفقات النقدية والمخزنية. هو يضمن لك ولعميلك الوضوح التام في الكميات والأسعار والتواريخ.
هل تريد أتمتة عقود التوريد في مؤسستك لضمان الكفاءة؟ تواصل معنا اليوم لاستشارة تقنية متخصصة.
